Planifiez votre événement en toute confiance
Un événement réussi commence bien avant le montage de la tente. Que vous planifiiez un mariage dans la cour, une fête de fin d’études, un festival ou un barbecue d’entreprise, cette page vous indique quoi réserver, quand le réserver et combien d’espace et d’équipement il vous faudra.
Servez-vous-en comme point de départ, puis parlez-nous. Chaque site et chaque liste d’invités sont différents, et un simple appel ou une visite gratuite du site par Peak Rentals transformera ces règles de base en un plan adapté à votre événement.
Nos meilleurs conseils de planification
- Commencez par votre nombre d’invités et l’utilisation de l’espace. Un souper assis, un buffet avec de la place pour la file, une piste de danse et un bar ont tous besoin de leur propre espace. Planifiez la tente en fonction de l’événement, et non l’inverse.
- Réservez tôt. Les tentes partent vite en saison des mariages (de la fin du printemps au début de l’automne dans les Maritimes, surtout les fins de semaine). Réservez dès que votre date et votre nombre d’invités sont fixés. L’idéal est de nous parler de 3 à 6 mois à l’avance.
- Réservez pour votre nombre maximal d’invités. Vous pourrez réduire votre commande une fois les réponses reçues, mais l’ajout d’articles près de la date dépend de ce qui est encore disponible.
- Fixez votre budget de location avant de choisir les articles. Cela simplifie les décisions et nous aide à vous suggérer les bonnes options.
- Vérifiez ce que votre lieu fournit déjà, puis louez le reste. Un événement sous la tente à l’extérieur exige généralement de prévoir tout ce qu’une salle fournirait : électricité, éclairage, toilettes et espace traiteur.
- Demandez à votre traiteur et à votre DJ ce qu’ils apportent, pour que rien ne soit en double ni oublié.
- Pensez au terrain. Un site plat et de niveau est important, surtout si vous voulez un plancher. Un plancher garde aussi les invités au sec et à l’aise, car le gazon dégage de l’humidité en soirée.
- Prévoyez des murs latéraux. Ils se roulent par beau temps et protègent du vent, de la pluie et des insectes au besoin.
- Créez l’ambiance avec l’éclairage et le décor. L’éclairage d’ambiance, les guirlandes lumineuses, les nappes et les centres de table transforment une tente, peu importe le budget.
- Demandez ce qui est inclus pour le montage et le démontage, et ce que vous aurez à faire sur place.
- Planifiez les événements connexes ensemble. Si vous organisez aussi une fête prénuptiale, un souper de répétition ou un brunch le lendemain, réservez ces locations en même temps que votre événement principal.
- Confirmez tout environ une semaine avant. Nombres finaux, dates, heures de livraison et dernières décisions sur les murs latéraux.
- Faites le tour de la tente après le montage. Assurez-vous que chaque détail est à sa place avant l’arrivée de vos invités.
Votre échéancier de planification
Revenez souvent à cet échéancier pendant votre planification. Les premières décisions, comme la date, le budget et le lieu, facilitent tous les choix suivants. Il est conçu pour les mariages et les grands événements extérieurs; les fêtes plus petites peuvent commencer plus près de la date.
| Quand | Quoi faire |
|---|---|
| 12 mois avant | Fixez la date, le budget et le lieu. Choisissez le style de l’événement et le moment de la journée. Commencez votre liste d’invités. Si vous engagez un planificateur de mariage ou d’événements, faites-le maintenant. |
| 6 mois avant | Décidez entre l’intérieur et l’extérieur, le jour ou le soir. Réservez Peak Rentals et vos autres fournisseurs clés (traiteur, divertissement, photographe, fleuriste), car les meilleurs sont réservés en premier. Informez-vous sur les permis requis pour votre événement et sur les délais. |
| 4 mois avant | Obtenez des soumissions de chaque fournisseur. Si vous avez un thème, fixez-le maintenant pour qu’il se reflète dans les invitations, les locations, le décor et la nourriture. |
| 3 mois avant | Confirmez votre commande de location pour votre nombre maximal d’invités. Renseignez-vous sur les dépôts et les annulations pour les tentes et autres articles extérieurs, car chaque entreprise est différente. Réservez votre visite gratuite du site. Finalisez la liste d’invités et commandez les invitations, avec l’adresse complète de l’événement. |
| 2 mois avant | Faites la visite du site avec Peak et votre traiteur pour planifier l’aménagement et la circulation. Décidez si votre tente a besoin d’un plancher (une tente de traiteur devrait toujours en avoir un). Vérifiez que vous aurez assez d’électricité pour la nourriture, la musique et l’éclairage. Postez les invitations. S’il s’agit d’un mariage, obtenez votre licence de mariage. |
| 6 semaines avant | Demandez les permis ou licences nécessaires. |
| 1 mois avant | Planifiez les événements supplémentaires, comme un souper de répétition à la maison, et ajoutez ces locations à votre commande. |
| 2 semaines avant | Recueillez les réponses et faites un suivi par téléphone. Préparez un horaire simple indiquant l’heure d’arrivée de chaque fournisseur sur le site. |
| 1 semaine avant | Donnez vos nombres finaux à Peak et à votre traiteur. Prenez les dernières décisions sur les murs latéraux. Planifiez le placement des invités. Informez vos voisins de la date, de l’heure et d’un numéro où vous joindre. Confirmez l’heure d’arrivée de chaque fournisseur. |
| 1 à 2 jours avant | Installation de la tente et livraison des articles. Les grandes tentes, ou toute tente avec plancher, peuvent être montées 2 jours à l’avance. Assurez-vous que le site est dégagé et prêt. |
| Jour de l’événement | Les articles arrivent avant que le traiteur commence son installation. Faites le tour de la tente, puis profitez de votre événement. |
Quelle taille de tente me faut-il?
Additionnez l’espace pour vos invités, puis ajoutez l’espace pour tout le reste sous la tente. Le total correspond à la taille minimale de tente qu’il vous faut. La superficie d’une tente est simplement sa largeur multipliée par sa longueur : une tente de 20×40 fait donc 800 pi².
Espace pour les invités
| Utilisation de l’espace par les invités | Espace par personne |
|---|---|
| Cocktail debout | 6 pi² |
| Cocktail, quelques invités assis | 8 pi² |
| Cérémonie ou rangées de chaises style théâtre | 6 pi² |
| Style salle de classe (chaises à des tables étroites) | 8 pi² |
| Souper à des tables de banquet rectangulaires | 10 pi² |
| Souper à des tables rondes | 10 à 12 pi² |
Espace pour tout le reste
| Élément | Espace requis |
|---|---|
| File de buffet | 100 pi² par table de 8 pi |
| Station de nourriture | 100 pi² chacune |
| Bar | 100 pi² chacun |
| Station de boissons ou de café | 100 à 150 pi² |
| DJ ou orchestre | 100 pi² (plus pour une scène) |
| Table du gâteau | 50 pi² |
| Table des cadeaux | 100 pi² |
| Piste de danse | voir le tableau des pistes de danse ci-dessous |
Tailles de tentes courantes en un coup d’œil (invités seulement, avant les buffets, les bars ou une piste de danse)
| Taille de la tente | Superficie | Souper assis | Debout ou rangées de cérémonie |
|---|---|---|---|
| 20×20 | 400 pi² | 30 à 40 | environ 65 |
| 20×30 | 600 pi² | 50 à 60 | environ 100 |
| 20×40 | 800 pi² | 65 à 80 | environ 130 |
| 30×30 | 900 pi² | 75 à 90 | environ 150 |
| 40×40 | 1 600 pi² | 130 à 160 | environ 265 |
| 40×60 | 2 400 pi² | 200 à 240 | environ 400 |
| 40×80 | 3 200 pi² | 265 à 320 | environ 530 |
| 40×100 | 4 000 pi² | 330 à 400 | environ 665 |
Exemple : une réception de mariage pour 100 invités
| Élément | Espace |
|---|---|
| 100 invités à des tables rondes (10 pi² chacun) | 1 000 pi² |
| Piste de danse pour 100 invités (14×14) | 196 pi² |
| Buffet, deux tables de 8 pi | 200 pi² |
| Bar | 100 pi² |
| DJ | 100 pi² |
| Table des cadeaux | 100 pi² |
| Table du gâteau | 50 pi² |
| Total | 1 746 pi² |
Une tente de 40×40 (1 600 pi²) serait trop juste; une tente de 40×50 à 40×60 donne à tous de la place pour circuler. Ces chiffres sont un point de départ : les codes de sécurité locaux, les mâts de la tente et votre aménagement influencent tous la taille finale, et nous la confirmerons avec vous.
Tables, places assises et nappes
Choisissez votre table selon le nombre d’invités qu’elle accueille, puis assortissez la nappe. Une nappe pleine longueur descend jusqu’au sol pour un look élégant; une nappe mi-longueur tombe à mi-hauteur et coûte moins cher.
| Table | Places | Nappe pleine longueur | Nappe mi-longueur |
|---|---|---|---|
| 48 po ronde | 6 à 7 | 108 po ronde | 90 po ronde |
| 60 po ronde | 8 à 10 | 120 po ronde | 90 po ronde |
| 72 po ronde | 10 à 12 | 132 po ronde | 108 po ronde |
| Banquet 6 pi | 8 | 90 po x 132 po | 60 po x 120 po |
| Banquet 8 pi | 10 | 90 po x 156 po | 60 po x 120 po |
Laissez de la place pour circuler. Pour les tables rondes, prévoyez environ 2,5 pi entre le bord de la table et le dossier de chaque chaise, environ 5 pi entre les chaises des tables voisines et une allée dégagée d’au moins 2 pi pour le service.
Comptez vos chaises deux fois. Si votre cérémonie et votre réception ont lieu à des endroits différents, il vous faudra peut-être des chaises pour la cérémonie et pour le souper, ou du temps pour les déplacer.
Taille de la piste de danse
Les invités ne dansent pas tous en même temps : la piste de danse n’a donc pas à accueillir toute votre liste d’invités. Prévoyez environ 2 à 3 pi² par invité, ou utilisez ce tableau.
| Nombre d’invités | Piste de danse suggérée |
|---|---|
| Jusqu’à 75 | 12 pi x 12 pi |
| 100 | 14 pi x 14 pi |
| 135 | 16 pi x 16 pi |
| 175 | 18 pi x 18 pi |
| 300 | 24 pi x 24 pi |
Si vos invités adorent danser, choisissez la taille au-dessus. N’oubliez pas d’ajouter la piste de danse à la taille de votre tente.
Combien de nourriture et de boissons?
Peak Rentals n’offre pas de nourriture, de boissons ni de vaisselle, mais nous pouvons nous procurer ces articles pour vous sur demande. On nous demande souvent combien prévoir; ces moyennes sont donc un bon point de départ pour vos achats ou vos discussions avec votre traiteur. Ajustez-les selon la durée de votre événement, le moment de la journée et l’entrain de vos invités.
| Élément | Règle de base |
|---|---|
| Nourriture, collations seulement | environ 0,45 kg (1 lb) par invité |
| Nourriture, repas complet | environ 0,7 kg (1,5 lb) par invité |
| Bouchées | 5 par invité par heure pendant les 2 premières heures, puis 3 par invité par heure (une fête de 3 heures pour 10 personnes en demande environ 130) |
| Cocktails ou boissons mélangées | 2 par invité par heure pendant les 2 premières heures, puis 1 par invité par heure |
| Vin ou champagne | une bouteille de 750 ml donne 5 verres de 150 ml (5 oz) |
| Spiritueux | une bouteille de 750 ml donne environ 16 consommations de 45 ml (1,5 oz); un litre en donne environ 22 |
| Bière | un fût plein donne environ 160 portions; une bouteille ou une canette égale une portion |
| Punch | 3,8 L (1 gallon) sert environ 10 invités à raison de trois verres de 120 ml (4 oz) chacun |
| Glace | environ 0,5 kg (1 lb) par invité; plus à l’extérieur par temps chaud ou pour une longue fête, environ la moitié si les boissons sont déjà froides |
| Serviettes de table | environ 4 serviettes à cocktail ou 2 serviettes en tissu par invité par heure |
| Verres | au moins 2 par invité, pour que chacun puisse échanger un verre utilisé contre un propre |
Planifiez la nourriture environ 6 semaines à l’avance. Choisissez votre menu, achetez tôt les produits non périssables et préparez d’avance tout ce que vous pouvez. Si un traiteur s’occupe de la nourriture, communiquez votre nombre d’invités et votre aménagement à lui et à nous pour que les tables de service conviennent.
Éclairage, électricité et sécurité
Si votre événement se poursuit après le coucher du soleil, l’éclairage et l’électricité demandent autant de planification que la tente elle-même.
- Combien d’éclairage? Pour une tente bien éclairée, prévoyez l’équivalent d’environ 100 watts d’ampoule traditionnelle par 100 pi². Pour une lueur douce et romantique, environ 100 watts par 400 pi². Les gradateurs permettent de changer l’ambiance au fil de la soirée.
- Éclairage d’ambiance. L’éclairage d’ambiance, les guirlandes lumineuses, les petits projecteurs sur les centres de table et les projecteurs sur la table d’honneur ou le gâteau créent un effet spectaculaire.
- Électricité. Dressez la liste de tout ce qui se branche : lumières, DJ ou orchestre, équipement du traiteur, cafetières ou ventilateurs. S’il n’y a pas de prise à proximité, ou pas assez de puissance, renseignez-vous sur une génératrice.
- Rallonges. Les rallonges pour les lumières et les enseignes sont un article supplémentaire; planifiez leur trajet pour qu’aucune ne traverse les allées ni ne se retrouve sous la table d’honneur.
- Sécurité. Les grandes tentes peuvent exiger des enseignes de sortie éclairées avec batterie de secours et des extincteurs. Nous vous dirons ce que votre tente exige.
Préparer votre site
Un site prêt, c’est une installation plus rapide et plus sûre. Avant l’arrivée de notre équipe :
- Choisissez l’emplacement. Choisissez l’endroit le plus plat et le plus de niveau possible. Prévoyez environ 5 pi autour de la tente pour les piquets et les cordes.
- Faites localiser les conduites souterraines. Les tentes sont ancrées avec de longs piquets. Demandez une localisation gratuite des services publics au moins cinq jours ouvrables avant l’installation sur ClickBeforeYouDig.com ou au 1-800-663-9228, afin que les conduites enfouies d’électricité, de gaz, d’eau et de câble soient marquées. Au Nouveau-Brunswick, demandez aussi une localisation souterraine à Énergie NB au 1-800-663-6272. À l’Île-du-Prince-Édouard, appelez aussi Maritime Electric au 1-800-670-1012.
- Dites-nous ce qui est enfoui ou en hauteur. Informez-nous avant le jour de l’installation de la présence de champs d’épuration, de conduites d’arrosage, d’arbres ou de fils électriques au-dessus de l’emplacement de la tente.
- Dégagez l’endroit. Tondez le gazon et retirez les meubles, véhicules, jouets et tout autre objet de l’emplacement.
- Marquez les coins. Placez un drapeau ou un repère à chacun des quatre coins où vous souhaitez la tente.
- Prévoyez l’accès. Notre camion doit pouvoir s’approcher du site. Informez-nous des barrières étroites, du sol mou, des escaliers ou des longues distances à parcourir à pied.
- Vérifiez les permis. Certaines municipalités et certains lieux exigent un permis pour une tente ou un grand rassemblement. Renseignez-vous tôt, car les approbations peuvent prendre des semaines.
Installation sur l’asphalte ou une surface dure? Nous pouvons planter les piquets dans l’asphalte et le réparer ensuite, ou retenir la tente avec des barils de lest, ce qui coûte plus cher. Indiquez-nous votre surface au moment de réserver, car elle peut influencer le prix.
La météo et les saisons des Maritimes
La météo des Maritimes peut changer en un après-midi : une tente est donc votre assurance météo. Elle garde les invités au sec et à l’ombre sans sacrifier la vue.
- Murs latéraux. Les murs pleins bloquent le vent et la pluie; les murs à fenêtres préservent la vue. Les deux se roulent ou s’enlèvent par beau temps.
- Fraîcheur du soir. Même en juillet, les soirées près de la côte peuvent rafraîchir rapidement. Pour les événements en soirée, et pour tout événement au printemps ou à l’automne, prévoyez des murs latéraux pour couper le vent et invitez vos invités à apporter une petite laine.
- Journées chaudes et ensoleillées. L’ombre, les côtés roulés et les ventilateurs gardent les invités à l’aise.
- Planchers. Un plancher garde les pieds au sec si le sol est mouillé et facilite la danse.
- Vent. Notre équipe ancre chaque tente selon le site et les prévisions. En cas de vents forts, la sécurité passe avant tout et nous discuterons des options avec vous.
- Notre saison. Les installations de tentes se font du printemps à l’automne. D’octobre à avril, les articles plus petits sont offerts pour la cueillette et le retour.
Téléchargements gratuits pour la planification
Listes de location à imprimer, fiche de préparation du site et échéanciers de planification pour les mariages, les événements extérieurs et les événements corporatifs. Voir tous les téléchargements gratuits.
Prêt à commencer la planification?
Indiquez-nous votre date, votre nombre d’invités et le lieu, et nous vous aiderons à planifier le reste. Demandez une soumission gratuite ou appelez-nous au 506-863-PEAK (7325) pour réserver une visite gratuite du site.
